Datenschutzhinweise bei Nutzung der Online-Dienste der Gemeinde Roßdorf

Wir nehmen den Schutz Ihrer Grundrechte (Recht auf informationelle Selbstbestimmung aus Art. 2 Abs. 1 in Verbindung mit Art. 1 Abs. 1 Grundgesetz (GG)) sehr ernst.
Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten mit größter Sorgfalt und entsprechend den geltenden Datenschutzvorschriften.
Sie haben sich für die Nutzung eines Online-Verfahrens zur Beantragung einer Behördenleistung entschieden. Allein durch den Aufruf und die Nutzung unserer Website entstehen Daten, die wir verarbeiten. Hier erläutern wir Ihnen, wie wir mit den Daten verfahren, die wir speziell für die Erbringung der von Ihnen gewünschten Behördenleistung benötigen.

Zudem verweisen wir auf unsere allgemeinen Datenschutzhinweise unter https://rossdorf.de/datenschutz.html

Verantwortliche/-r Datenverarbeitung:
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist die Kommune, die den Service anbietet.

Gemeindeverwaltung Roßdorf
Erbacher Straße 1
64380 Roßdorf
Telefon: +49 6154 808 0
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
Gesetzlich vorgeschriebener Datenschutzbeauftragter

Wir haben für unser Unternehmen einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt.

b-pi sec GmbH
Kopenhagener Str. 6
65552 Limburg
Deutschland
Telefon: +49 6431 902 91 14
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

1. Welche technischen Daten erfassen wir, wenn Sie Online-Verwaltungsleistungen von uns aufrufen?

Wenn Sie über unsere Webseite einen Online-Service nutzen, werden auf den Servern unseres Dienstleisters ekom21 – KGRZ Hessen folgende technische Daten erfasst, deren Erhebung notwendig ist, um Ihnen die Website anzuzeigen sowie die Stabilität und Sicherheit des Angebotes zu gewährleisten:

• Name der abgerufenen Webseite,
• Datei, Datum und Uhrzeit des Abrufs,
• Übertragene Datenmenge,
• Meldung über erfolgreichen Abruf,
• Browserstyp nebst Version,
• Das Betriebssystem des Nutzers
• Referrer URL (die zuvor besuchte Seite),
• Der anfragende Provider

Die Daten werden in sogenannte Logfiles (technische Protokolldateien) geschrieben und dort für eine Dauer von 90 Tagen gespeichert. Danach werden sie automatisch, unwiederbringlich gelöscht. Die in den Logfiles gespeicherten Daten werden mit einer automatisch generierten, technischen ID versehen. Diese ID verknüpft sich mit einer Vorgangs-ID, die erzeugt wird, wenn Sie einen unserer Online-Services nutzen (z.B., wenn Sie einen Antrag auf Erteilung einer Verwaltungsleistung stellen). Dadurch kommt es zu einer Verknüpfung der Daten in den Logfiles mit den personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen der Antragsstellung zur Verfügung stellen. Der Zugriff auf die Logfiles ist durch technische und organisatorische Maßnahmen nur einem festgelegten Kreis von entsprechend angewiesenen Administratoren möglich.

Angaben über die Zwecke der Verarbeitung und die Rechtsgrundlage:

• Die Erfassung der obigen technisch notwendigen Daten dient dem Zweck, Ihnen die Nutzung der Webseite in technischer Hinsicht zu ermöglichen sowie die Stabilität und Sicherheit des Angebotes zu gewährleisten. Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 1 Abs. 1 Onlinezugangsgesetz (OZG).

• Die Speicherung der technisch notwendigen Daten in den Logfiles und die potenzielle Zugriffsmöglichkeit auf die Logfiles durch Administratoren dienen dem Zweck, dass die Administratoren, die bei der Nutzung eines unserer Online-Services erfassten technischen Daten zur Kenntnis nehmen können, um Fehlerursachen (z.B. eine fehlgeschlagene Antragsübermittlung) zu identifizieren. Diese Maßnahme soll gegenüber dem Nutzer die Verfügbarkeit unserer Online-Services gewährleisten und erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO.

• Die Verknüpfung der automatisch generierten technischen ID mit der Vorgangs-ID dient dem Zweck, den Administratoren die Möglichkeit einzuräumen, die bei der Nutzung eines unserer Online-Services erfassten technischen Daten einem speziellen Nutzer zuzuordnen, um bei einer Fehlermeldung hinsichtlich der Nutzung eines unserer Online-Services (z.B. bei einer fehlgeschlagenen Antragsübermittlung), eine nutzerspezifische Fehlerursache zu ermitteln und dem Nutzer anschließend geeignete technische Abhilfemaßnahmen vorschlagen zu können (z.B. Software-Optimierungen). Diese Maßnahme soll gegenüber dem Nutzer die Verfügbarkeit unserer Online-Services gewährleisten und erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO. 

Die Nicht-Erfassung der technischen Daten hätte zur Folge, dass wir Ihnen unsere Online-Services (z.B. eine Antragsstellung auf Erteilung einer Verwaltungsleistung) nicht ermöglichen sowie technische Fehler, die Sie an der Nutzung unserer Online-Services hindern, nicht identifizieren könnten.

Die Speicherung der technisch notwendigen Daten in den Logfiles und der potenzielle Zugriff auf die Logfiles durch Administratoren dient dem Zweck, dass die Administratoren, die bei der Nutzung eines unserer Online-Services erfassten technischen Daten zur Kenntnis nehmen können, um Fehlerursachen (z.B. eine fehlgeschlagene Antragsübermittlung) zu identifizieren.

Die Nicht-Verknüpfung der beiden IDs hätte zur Folge, dass wir bei einer Fehlermeldung hinsichtlich der Nutzung eines unserer Online-Services (z.B. bei einer fehlgeschlagenen Antragsübermittlung), keine nutzerspezifische Fehlerursache ermitteln könnten.

        
2. Cookies

Bei Cookies handelt es sich um kleine Informationseinheiten, die von einer Webseite lokal im Speicher Ihres Internet-Browsers auf dem von Ihnen genutzten Rechner abgelegt werden. Sie enthalten sogenannte Identifier (zufällig generierte Identifikationsnummern), über die der Server Anfragen Ihres Zugriffsgeräts eindeutig zuordnen kann. Auf diese Weise kann grundsätzlich auch eine Anfrage einem bestimmten Nutzer zugeordnet werden.

Angaben über die Zwecke der Verarbeitung und die Rechtsgrundlage:

Bei der Nutzung eines Online-Services über unsere Webseite werden Session-Cookies für die technische Bereitstellung und optimale Funktion der Webseite verwendet: Wir setzen ausschließlich Session-Cookies im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Webseite ein,

• um Ihren Browser für die laufende Sitzung im Bürger- und Service-Konto des Landes Hessen (BuS) oder auf unserer Webseite wiederzuerkennen,
• um Sie bei erfolgreicher Anmeldung von der Anmeldeseite für das BuS auf das eigentliche BuS zu leiten (Authentisierung am BuS)
• um eine automatische Abmeldung aus dem BuS bei Inaktivität zu gewährleisten (Log-Out-Cookie)
• und Sie gegenüber einem Fachverfahren (Verwaltungsleistung) ggf. zu authentisieren (Authentisierung mit dem BuS oder der eID-Funktion).
• Die Cookies zur Wiedererkennung der Browser-Sitzung oder einer Inaktivität des Nutzers werden mit Beendigung der Browser-Sitzung gelöscht.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 1 Abs. 1 OZG.

Hinweis: Sie können sich mit jedem Internetbrowser anzeigen lassen, wenn Cookies gesetzt werden und was sie enthalten. Abhängig davon, welchen Browser Sie verwenden, können Sie bereits in Ihrem Browser einstellen, ob Sie Cookies generell zulassen, ob Sie nur bestimmte Cookies akzeptieren oder alle Cookies ablehnen wollen. Über Ihren Browser können Sie in der Regel auch einsehen, welche Cookies auf Ihrem Zugriffsgerät gespeichert sind, und Sie können diese dann auch ganz oder teilweise löschen.

Wenn Sie das Setzen der oben genannten Cookies ganz oder teilweise ablehnen, kann es sein, dass Sie die aufgerufene Webseite nicht nutzen und damit online keinen Antrag auf Erteilung einer Verwaltungsleistung stellen können.

3. Übernahme Ihrer personenbezogenen Daten aus dem Authentifizierungsprozess in das Verwaltungsverfahren

Um Ihnen als Nutzer die Bedienung unserer Webseite so einfach und bequem wie möglich zu machen, können Sie die erforderlichen personenbezogenen Daten aus dem Authentifizierungsprozess (Identifikation über das BuS oder die eID-Funktion) für den Antrag auf Erteilung einer Verwaltungsleistung verwenden.

4. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung sowie Informationen über die sich anschließende Verwaltungsleistung

Wir bieten Ihnen Online-Dienste zur Beantragung einer Behördenleistung an. Im Einzelnen sind dies:

Servicebüro (Einwohnermeldeamt):

• Beantragung einer erweiterten Meldebescheinigung
• Beantragung einer Meldebescheinigung
• Abmeldung einer Nebenwohnung
• Anmeldung einer Nebenwohnung
• Beantragung einer Auskunftssperre
• Beantragung von Übermittlungssperren
• Reisedokumente für Kinder
• Statusabfrage zum beantragten Pass oder Personalausweis
• Statuswechsel
• Verlusterklärung eines Passes oder Personalausweises
• Voranmeldung eines Umzuges
• Voranmeldung eines Zuzuges
  
  

Standesamt:

• Beantragung Eheurkunden
• Beantragung Geburtsurkunden
• Beantragung Lebenspartnerschaftsurkunden
• Beantragung Sterbeurkunden
• Eheschließung; Anmeldung (Voranmeldung)
  
  

Ordnungsamt:

• Gaststättengewerbe (vorübergehender Betrieb) gem. § 6 HGastG
• Abfall: Gartenabfälle entsorgen
• Ausnahmegenehmigungen für den Verkehr
• Parkausweis für schwerbehinderten Menschen beantragen
• Fundsachen/Verlust

Kasse:

• Hundesteuerabmeldung

Hauptamt:

• Antrag Zuwendung Kommune im kulturellen Bereich
• Antrag Nutzung kommunales Wappen/Logo
• Online-Wahlscheinantrag
• Meldung als Wahlhelfer

Bauamt:

• Hausnummernvergabe
• Vorkaufsrecht der Gemeinde (Verzichtserklärung)

Der Zweck der Verarbeitung ist die Bearbeitung Ihres Antrages. Ihre Angaben werden ggf. zur Aktualisierung des Wählerregisters genutzt.

• Die Möglichkeit, Anträge auf elektronischem Weg zu stellen, ist im Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz - OZG) geregelt. Wir verarbeiten Ihre Daten aufgrund der gesetzlichen Pflicht, die uns als Behörde in diesem Gesetz auferlegt sind (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) sowie aufgrund öffentlichen Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO).
  
  

Im Rahmen der Antragstellung ist es erforderlich, dass Sie uns bestimmte personenbezogene Daten zur Verfügung stellen. Dabei unterscheiden wir zwischen Pflichtangaben und freiwilligen Angaben. Die Zurverfügungstellung von freiwilligen Angaben ist nicht zwingend notwendig, kann aber die Bearbeitung Ihres Antrages ggf. beschleunigen. Pflichtangaben sind für die Antragstellung erforderlich. Machen Sie keine Pflichtangaben, können Sie keinen Antrag auf Erteilung einer Verwaltungsleistung stellen.

5. Angaben über Empfänger von personenbezogenen Daten oder Kategorien von Empfängern

• Sofern Sie eine Verwaltungsleistung beantragen, erfolgt eine Offenlegung Ihrer im Rahmen des Antragsprozesses angegebenen personenbezogenen Daten gegenüber unserer Verwaltung, die Sie identifiziert und Ihren Antrag bearbeitet. 

• Nach Antragstellung werden Ihre personenbezogenen Daten von den Servern unseres Dienstleisters ekom21 – KGRZ Hessen erfasst und verarbeitet, sodass eine Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten gegenüber der ekom21 – KGRZ Hessen erfolgt. Zum Zwecke des Server-Hostings können die personenbezogenen Daten unter Einhaltung der geltenden Datenschutzvorschriften auch gegenüber anderen Dienstleistern offengelegt werden.
   
  
  

Der Online-Service wird von unserem technischen Dienstleister ekom21 bereitgestellt:
 
ekom21 – KGRZ Hessen
(Körperschaft des öffentlichen Rechts)
Carlo-Mierendorff-Straße 11
35398 Gießen
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
Webseite: www.ekom21.de
 

Die Datenschutzerklärung der ekom21 finden Sie hier unter diesem Link: www.ekom21.de/meta/datenschutzerklaerung

• Wir können im Einzelfall gegenüber bestimmten Behörden gesetzlich verpflichtet sein, ihnen Zugang zu personenbezogenen Daten zu gewähren. Beispielsweise können Ihre personenbezogenen Daten an Strafverfolgungsbehörden übermittelt werden, wenn dies zur Abwehr einer Gefahr für die öffentliche Sicherheit, zur Verfolgung von Straftaten erforderlich ist (vgl. § 21 Abs. 1 Nr. 3 und 4 HDSIG).
• Die Meldung über Verlust eines Ausweispapieres melden wir der Polizei, damit diese dieses Dokument sperren lässt und zur Sachfahndung ausschreiben kann. Die Sperrliste wird von einer im öffentlichen Auftrag handelnden Stelle zentral geführt; daher leitet die Polizei Ihre Daten an den Betreiber der Sperrliste weiter (siehe: Verlustanzeige eines Personalausweises Verwaltungsportal Hessen.de)
• Sofern eine Gebühr und/oder ein Entgelt für die Leistung fällig wird, nutzen Sie Daten von Drittanbietern, bei denen Sie sich entsprechend anmelden müssen. Die zur Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten werden daher nicht von uns, sondern von Ihnen selbst an diese Anbieter übermittelt. Wir empfehlen Ihnen, die Datenschutzerklärung des jeweiligen Diensteanbieters zu .

Rechtsgrundlagen pro Antrag/Erhebung oder Lebenslage finden Sie im Hessenfinder:

https://www.hessenfinder.de/portal/

6. Angaben über die Speicherdauer:

Die unter Ziffer 1. aufgeführten Daten werden nach Ablauf von 90 Tagen aus den Logfiles automatisch gelöscht.  

Bei den unter der 2. genannten Session-Cookies ist zu unterscheiden: Die Cookies zur Wiedererkennung der Browser-Sitzung oder einer Inaktivität des Nutzers werden entweder mit Beendigung der Browser-Sitzung oder spätestens nach 30 Minuten gelöscht.

Ihre personenbezogenen Daten, die nach Ziffer 4. verarbeitet werden, werden gelöscht, wenn die Löschung gemäß den dafür geltenden Datenschutzbestimmungen notwendig ist. Bitte beachten Sie, dass einer Löschung Ihrer personenbezogenen Daten stets gesetzliche Aufbewahrungsfristen entgegenstehen können. Sollten die Daten nach dem Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vom zuständigen Archiv als archivwürdig klassifiziert werden, werden die Daten in den „operativen Systemen“ gelöscht und an das Archiv übergeben. Die Speicherung und Verarbeitung erfolgt dann nur noch nach den Vorschriften des Hessischen Archivgesetzes.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht zu erfahren, welche Daten wir über Sie verarbeiten. Sollten Sie zu irgendeinem Zeitpunkt feststellen, dass die Daten, die wir über Sie verarbeiten fehlerhaft sind, haben Sie das Recht auf Berichtigung. Wir bitten Sie ausdrücklich, uns solche Fehler mitzuteilen, da auch wir an einem korrekten Datenbestand interessiert sind.

Weitergehende Rechte, die die Datenschutzgrundverordnung Ihnen zubilligt, sind an Voraussetzungen geknüpft, die im vorliegenden Fall nicht erfüllt sind. Daher können Sie sich weder auf das Recht auf Löschung, noch auf das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung berufen und auch das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit können in diesem Verarbeitungszusammenhang nicht ausgeübt werden.

Sofern die Behörde bei der Erledigung Ihres Antrages keinen Entscheidungsspielraum hat, kann Ihr Antrag eine automatisierte Entscheidung nach sich ziehen.

Verstößt die Verarbeitung Ihrer Meinung nach gegen Datenschutzregeln, haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Diese Beschwerde können Sie bei jeder Datenschutzaufsichtsbehörde in der EU einlegen – zielführend ist aber, die für Hessen zuständige Stelle einzubeziehen:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und die Informationsfreiheit (HBDI)
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
Datenschutz_Hessen.de
Telefon: +49 611 1408 - 0
Telefax: +49 611 1408 - 900 / 901

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